Noves formes d’organització del treball: la multitasca, «ser o no ser…»

dav

Sobreviure a l’actual ritme de vida fent piruetes i malabars en el nostre lloc de treball i en la nostra vida personal, per arribar a totes les tasques, projectes, requeriment i funcions que ens imposen la societat i el món laboral, produeix en les persones treballadores altes dosis d’estrèsi redueix la qualitat dels resultats en les activitats que realitzem a causa de la concentració de tasques i projectes en un espai curt i limitat de temps.

El concepte multitasca (multitasking, en anglès), que va néixer inicialment per referir-se als ordinadors o dispositius que poden fer diverses tasques alhora, s’usa en l’actualitat per referir-nos a persones que poden fer diverses tasques o activitats de forma pràcticament simultània.

Les organitzacions del segle xxi són abanderades del treball multitasca i demanen als seus treballadors i treballadores l’assumpció simultània de rols i tasques, i activitats per aconseguir els seus objectius empresarials.

Conseqüències laborals de la multitasca sobre la productivitat 

Per a les empreses, en general, el treball multitasca és un miratge en el món laboral. Contràriament al benefici que li atribueixen, la multitasca no millora la productivitat. Les empreses creuen que ajuda a estalviar temps, perquè en una fase inicial permet els treballadors realitzar les seves feines de manera més ràpida i dinàmica i augmenta el seu rendiment i productivitat. Tanmateix, amb el pas del temps, el treball multitasca es converteix en un llast per a l’empresa, ja que els treballadors no poden mantenir el ritme de les demandes i exigències, i comencen a baixar el ritme, el rendiment i apareixen situacions d’estrès.

Des del punt de vista empresarial, el treballador o treballadora multitasca pot assumir més responsabilitats en ser capaç d’assolir més camps de treball.

En l’actualitat les empreses no busquen perfils d’«expert», sinó professionals capaços d’«adaptar-se» a diferents entorns en canvi constant. Així, en temps de crisi, el treball multitasca es converteix en una sortida fàcil per a les empreses: treballadors flexibles, capaços de realitzar qualsevol tasca i adaptables a les situacions difícils i canviants.

En general, per a l’empresa, la multitasca suposa un estalvi de costos, ja que poden confiar a un sol professional les tasques i/o funcions de diversos especialistes, propicia el creixement i l’evolució ràpida a les noves empreses que han d’adaptar-se al mercat i aporta flexibilitat a l’organigrama de l’empresa.

Però també suposa la pèrdua de visió del treballador expert i de les seves capacitats pel que fa a la seva experiència, especialització i coneixements. Aquesta pèrdua pot acabar amb una baixada de la productivitat, ja que el treballador, en tenir més rols i tasques, en moltes ocasions ha d’emprar més temps en el seu acompliment i pot perdre fàcilment la visió de què està fent en un determinat moment.

En el si de l’organització, el treball multitasca pot resultar profitós si s’aconsegueix realitzar amb la suficient planificació i eficàcia. Però per a això, tot l’organigrama empresarial ha d’estar dotat de les habilitats necessàries per aconseguir els nostres objectius a la feina convivint amb la multitasca.

El treball multitasca també permet fer feines en entorns canviants o fins i tot caòtics, però, ¿qui vol treballar en un lloc inestable, sense equilibri, sense objectius definits, amb urgències constants, sense planificació ni metodologia de treball? Els veritables professionals, no.

Les conseqüències físiques i psicològiques de la multitasca en les persones treballadores

No ens enganyem, el cervell de l’Homo sapiens està dissenyat per fer solament una tasca principal, i quan pretenem fer-ne dues alhora, la nostra atenció es divideix.

En la multitasca, l’excés d’estímuls vénen de diferents fronts que la persona treballadora ha de processar en poc temps, i pot veure excedides les seves pròpies capacitats o les del seu entorn.

Encara que el cervell és complex i pot realitzar una gran varietat de tasques, no pot fer-les al mateix temps. Davant aquesta situació, hauríem de plantejar-nos la pregunta: el que realment importa és poder fer moltes coses alhora, o fer-ne poques i fer-les bé?

Fisiològicament, quan es fan dues activitats alhora, l’hemisferi esquerre s’encarrega de la tasca principal, mentre que la tasca secundària depèn de l’hemisferi dret. Atès que en el cervell no existeix la multitasca, aquest va variant l’atenció d’una acció a una altra de manera alterna, per tant, per poder fer realment dos treballs alhora és necessari que el nivell d’exigència d’aquestes tasques (o almenys d’una d’elles) sigui baix. El cervell pot fer una tasca molt bàsica al mateix temps que en porta a terme una de complexa, però no pot dues tasques complexes alhora.

Fer diverses tasques simultànies consumeix els nostres recursos cognitius, i la falta d’organització de la informació en el nostre cervell empitjora la nostra capacitat de recordar, ja que afecta la nostra memòria immediata.

Personal multitasca: «Qui molt abraça, poc estreny» 

Quan estem fent dues tasques o més alhora, el cervell salta sense parar de l’una a l’altra, una pràctica esgotadora que ens fa cada vegada menys productius.

En la nostra societat hi ha creences populars que ens poden fer pensar que les dones estan més predisposades a la multitasca que els homes. Però la ciència ho desmenteix: la majoria dels estudis que mostren les diferències sexuals en aquest concepte són petites i inconsistents.

Però quant a les comparacions generacionals, sí que és cert que els joves d’edats compreses entre els 18 i els 34, els anomenats millennials, que han crescut en el món digital, estan més adaptats a la multitasca i presenten majors capacitats per treballar en diverses activitats alhora, sobretot les vinculades a les noves tecnologies (ordinadors, mòbils, tauletes, atendre el telèfon, etc.).

Menor rendiment i qualitat en els treballs:

La versatilitat té el seu preu, si la nostra capacitat està dividida, en moltes ocasions el nostre rendiment, també. Com que no se centra l’atenció que requerida en una sola tasca per estar-ne realitzant moltes alhora, el treball multitasca acostuma a sacrificar la qualitat en benefici de la quantitat, i acaba sent una pèrdua de temps.

Pel fet que el cervell no pot concentrar-se completament quan fa tasques múltiples, les persones triguen més a completar les tasques.

D’altra banda, el rendiment també es veu afectat per la desmotivació dels mateixos treballadors multitasca, ja que ser «persona per a tot», el «comodí» o l’«apagafocs» de l’empresa no sempre és un estímul positiu per a la persona treballadora.

Mala memòria:

Els humans tenim una capacitat limitada per retenir informació, que empitjora quan augmentem els estímuls i la quantitat d’informació que necessitem retenir. El nostre cervell només és capaç d’emmagatzemar una quantitat limitada d’informació a la memòria a curt termini.

Molts investigadors creuen que la funció cognitiva genera en la persona un embotellament en la planificació de les seves accions i en la recuperació de la informació de la memòria. Aquest col·lapse o tap, fa que el nostre cervell experimenti un «control executiu adaptatiu» recol·locant i prioritzant les activitats que estem realitzant.

En fer múltiples activitats, es brega una batalla entre l’hipocamp (encarregat de guardar i fer-nos recordar informació) i el telencèfal, encarregat de les tasques repetitives. Això provoca dificultats de recordar les coses que acabem de fer.

La menor qualitat dels resultats dels treballs ve determinada per la reducció de la nostra memòria i de la nostra atenció en tots els estímuls que ens arriben com a mitjà de supervivència.

Estrès:

Durant la multitasca s’estimula la producció de l’hormona cortisol, que és la causant de l’estrès com una resposta davant el desequilibri entre les diferents demandes.

L’estrès és un dels factors que més afecta el personal multitasca, perquè la major part del temps es veuen saturats de feina i de diferents tasques i no aconsegueixen arribar als resultats esperats. L’estrès disminueix l’atenció i augmenta les preocupacions i la fatiga.

Les alteracions de la salut relacionades amb l’estrès són molt variades: esgotament, irritabilitat, trastorns gastrointestinals, tensió muscular, dolors musculars de cap, etc.

Conseqüències psicològiques:

El cervell necessita temps per processar informació en fer múltiples tasques al mateix temps. La sobreestimulació derivada de la multitasca produeix, des del punt de vista psicològic, dificultats per descansar o insomni, ansietat, i apareix la irritabilitat, mal humor, les presses, la falta d’atenció, distraccions, els pensaments negatius, les preocupacions, la falta d’il·lusió i motivació.

Aptituds:

Quan estem sota pressió i/o estressats pel treball multitasca podem passar per alt els procediments de seguretat i adquirir actes automatitzats que qüestionen la nostra salut. Aquest rol autòmat ens proporciona una falsa sensació de seguretat i de confiança, per la rutina i la repetició de tasques, que poden posar en perill la nostra integritat i la nostra salut. 

Com hem d’afrontar la multitasca? Recomanacions preventives

Organització del treball:

Encara que hi ha persones amb una predisposició natural, davant la multitasca laboral hem d’ajudar el cervell amb tècniques de treball que ens facilitin les coses, tenir capacitat d’autogestió, agrupar tasques relacionades entre si, organitzar-les, jerarquitzar-les, fer llistes visibles i aprofitar els temps morts per reforçar la memorització. Gestionar els «imprevistos» amb equanimitat i priorització objectiva màxima. Cal saber distingir entre l’important (tasques centrals sense les quals no podem continuar avançant en la nostra feina i que la seva no realització es veu a mitjà i llarg termini) i allò que és urgent (treballs decisius que les seves conseqüències de no realització es veuen de manera immediata).

Combinació de tasques:

L’organització del lloc de treball és fonamental. La multitasca eficient es basa a combinar tasques (dues de senzilles, o una de senzilla que no requereixi massa atenció, amb una tasca més complexa), però mai dues tasques complexes, perquè amb aquesta opció perdem eficàcia i ens exposem a patir errors.

Informació i formació per a la multitasca:

La persona multitasca ha de rebre de l’empresa la informació constant de les tasques i procediments a seguir, així com de les prioritats dels treballs a dur a terme. Ha d’existir un flux de comunicació constant entre empresa i treballadors, i viceversa.

La formació és imprescindible en qualsevol feina, tant general del lloc de treball com la formació especialitzada i, sobretot, la formació sobre gestió del temps, direcció i planificació, així com tot el relacionat amb la gestió de l’estrès.

Ús de les tecnologies:

La multitasca és inconcebible sense un bon suport material i humà. Les noves tecnologies són essencials en la gestió de la informació i, per tant, són una eina de treball indispensable en moltes ocupacions. El seu accés i la seva òptima gestió en aquelles feines multitasca poden resultar molt beneficioses. La connectivitat és clau, ja que permet a la persona treballadora tenir accés a la informació i contactar amb terceres persones, amb l’equip o amb els seus superiors amb més facilitat.

Multitasca en equip:

Els treballadors i treballadores que desenvolupin la seva feina com a personal multitasca han de ser complementaris i formar part d’un equip per evitar convertir-se en «home/dona orquestra» en solitari. En els equips multitasca les habilitats i potencialitats d’uns han de ser el punt de suport dels altres i les mancances de cada membre han de mitigar-se gràcies al suport de l’equip. Perquè la multitasca funcioni, l’empresa ha de crear un clima de treball favorable basat en l’equilibri, la col·laboració i crear equips on es reparteixi la feina de forma equitativa. 

Practicar l’assertivitat:

Hem d’aprendre a dir que no, i explicar en quin moment es pot i s’ha d’executar cada tasca. L’autonomia de la persona multitasca és una condició indispensable. La multitasca ens deixa amb la sensació d’haver estat molt ocupats però de no haver fet gens rellevant, hem de ser capaços de gestionar les nostres tasques per anar aconseguint petits assoliments que ens aportin confiança i ens motivin a continuar.

Avaluacions psicosocials:

Les empreses en general, i en concret aquelles que apostin per la multitasca, han de fer les avaluacions psicosocials per garantir la salut dels seus treballadors. L’avaluació psicosocial ha de permetre a l’empresa analitzar aquests riscos per prevenir i corregir les deficiències d’organització laboral, millorant les condicions de treball (la càrrega, el ritme i el contingut del treball, etc.) així com el rol exercit pel treballador i les relacions personals entre uns i altres.

Política de descansos:

La realització de moltes tasques alhora pot provocar un cansament mental addicional sobre la persona treballadora. En alguns convenis col·lectius estableixen una política de descansos específica per raons de seguretat i salut (pauses de cinc i deu minuts cada hora o cada hora i mitja, per exemple).

Desconnexió i treball:

Per rendir a la feina cal descansar i desconnectar. En aquests temps en què tots estem permanentment connectats a les plataformes digitals i a les noves tecnologies és primordial establir normes de connectivitat que respectin el descans i la desconnexió.

Activitats i esport per a la desconnexió: mens sana in corpore sano

L’estrès davant el sobreestímul que produeix la multitasca provoca que el nostre cos alliberi adrenalina i mantingui al sistema nerviós en un estat d’hipervigilància. Per combatre aquesta situació és molt important incorporar a la nostra vida hàbits saludables, com realitzar alguna activitat que ens permeti desconnectar i carregar piles, com activitats esportives, meditació, connexió amb la naturalesa, practicar algun hobby relaxant com la fotografia, la lectura, passejar, compartir temps amb família i amics…

OTPRL

UGT de Catalunya

Comments are closed.